Privacyreglement BMW Midden Nederland – herzien in mei 2018

Dit is het privacyreglement van ‘Bedrijfsmaatschappelijk Werk Midden Nederland’, afgekort als BMW Midden Nederland, eenmanszaak met KvK nummer 65762479, gevestigd op de Amersfoortsestraat 18, 3771 CJ te Barneveld en te bereiken via 06-20980602 of mirjam@bmwmiddennederland.nl. 

BMW Midden Nederland hanteert bij de uitvoering van haar werkzaamheden dit privacyreglement en werkt binnen de kaders van de beroepscode van de BPSW en de Algemene Verordening Gegegevensbescherming. Het privacyreglement dient de bescherming van de privacy van klanten en websitebezoekers (werknemers in begeleiding) zeker te stellen. 

De volgende persoonsgegevens (kunnen) worden geregistreerd en verwerkt: 

A1) beperkte contactgegevens van medewerkers die in begeleiding zijn 

A2) uitgebreide persoonsgegevens van medewerkers die in begeleiding zijn 

A3) intakeverslag en eindverslag van medewerkers die in begeleiding zijn 

A4) gespreksaantekeningen over de gesprekken met medewerkers die in begeleiding zijn 

B1) contactgegevens  van opdrachtgevers 

B2) gegevens van websitebezoekers 

 

A1) beperkte contactgegevens van medewerkers die in begeleiding zijn 

Bij medewerkers die  zich aanmelden of aangemeld worden voor bedrijfsmaatschappelijk werk: 

• Voor- en achternaam 
• E-mailadres 

• Prive telefoonnummer 
• Werk telefoonnummer 

Het doel van de verwerking van bovenstaande gegevens is het contact kunnen opnemen voor het maken of wijzigen van afspraken en het toesturen van documenten. Bij sommige opdrachtgevers wordt de naam van de medewerker in de vorm van afkortingen genoemd op de factuur.  

De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het zelf verstrekken van deze gegevens of expliciete toestemming van de medewerker aan de verwijzer (leidinggevende, HR, bedrijfsarts) om deze gegevens te delen. De verantwoordelijkheid voor expliciete toestemming ligt dan bij de verwijzer. Verwijzer wordt er expliciet op gewezen dat hiervoor instemming en toestemming moet zijn van betrokken medewerker.  Daarnaast hebben wij deze gegevens nodig voor de uitvoering van onze overeenkomst. 

Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze door BMW Midden Nederland vernietigd. 

Derde partijen: BMW Midden Nederland behandelt alle informatie over individuele cliënten, die zij ten behoeve van de uitvoering van een met opdrachtgever gesloten contract verkrijgt, vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden niet zonder schriftelijke toestemming van klanten aan derden of onbevoegden verstrekt. Gespreksaantekeningen worden in het geheel niet aan derden verstrekt. 

Rechten: BMW Midden Nederland maakt het op eenvoudige wijze verkrijgen van een exemplaar van het privacyreglement mogelijk (via de website). Werknemers hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonlijke dossier (persoonsgegevens, intakeverslag, eindverslag). De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn.  

Bezwaar: Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn. Ook kan men bezwaar indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

A2) uitgebreide persoonsgegevens van medewerkers die in begeleiding zijn 

De volgende gegevens worden soms verwerkt (afhankelijk van afspraken met de opdrachtgever/werkgever): 

• Leeftijd 
• Functie 
• Afdeling 
• Organisatieonderdeel 

• Naam leidinggevende 
• In ziektewet of niet op moment van aanmelding (is de hulp preventief of curatief) 
• Manier van aanmelding 

Het doel van bovenstaande gegevens is het geanonimiseerd kunnen aanleveren van jaarcijfers voor de opdrachtgever (werkgever) over geleverde diensten.  

De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het zelf verstrekken van deze gegevens, hetzij mondeling dan wel schriftelijk door de betrokken medewerker. Het gaat dan dus om expliciete toestemming, dit in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever (werkgever van de medewerker). 

Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze gegevens door BMW Midden Nederland vernietigd. 

Derde partijen: BMW Midden Nederland behandelt alle informatie over individuele cliënten, die zij ten behoeve van de uitvoering van een met opdrachtgever gesloten contract verkrijgt, vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden niet zonder schriftelijke toestemming van klanten aan derden of onbevoegden verstrekt. Gespreksaantekeningen worden in het geheel niet aan derden verstrekt. 

Rechten: BMW Midden Nederland maakt het op eenvoudige wijze verkrijgen van een exemplaar van het privacyreglement mogelijk (via de website). Werknemers hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonlijke dossier (persoonsgegevens, intakeverslag, eindverslag). De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn.  

Bezwaar: Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn. Ook kan men bezwaar indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

A3) intakeverslag en eindverslag van medewerkers die in begeleiding zijn 

In een persoonlijk dossier zal in geval van de sommige opdrachtgevers een terugkoppelingsverslag na intake, en bij afronding een eindverslag, gemaakt worden. Deze verslagen bevatten de volgende gegevens: 

• Naam 
• Aantal gesprekken 
• Doel van het traject, zonder privacygevoelige informatie te delen. 

• Resultaat van het traject (alleen bij eindverslag) 

Het doel van bovenstaande gegevens is het informeren van de opdrachtgever (vertegenwoordigd door personeelsfunctionaris en direct leidinggevende) over nut, duur en doelstelling of bereikte resultaat van een traject bedrijfsmaatschappelijk werk. Deze verslagen worden gedeeld met direct leidinggevende en/of de betrokken personeelsfunctionaris. 

De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het verstrekken van expliciete schriftelijke toestemming door de betrokken medewerker. De medewerker krijgt de gelegenheid bezwaar te maken en aanpassingen op de inhoud te krijgen. Pas na instemming van de medewerker worden deze verslagen gedeeld.  

Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze door BMW Midden Nederland vernietigd. 

Derde partijen: BMW Midden Nederland behandelt alle informatie over individuele cliënten, die zij ten behoeve van de uitvoering van een met opdrachtgever gesloten contract verkrijgt, vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden niet zonder schriftelijke toestemming van klanten aan derden of onbevoegden verstrekt. Gespreksaantekeningen worden in het geheel niet verstrekt. 

Rechten: BMW Midden Nederland maakt het op eenvoudige wijze verkrijgen van een exemplaar van het privacyreglement mogelijk (via de website). Werknemers hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonlijke dossier (persoonsgegevens, intakeverslag, eindverslag). De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn.  

Bezwaar: Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn. Ook kan men bezwaar indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.  

A4) gespreksaantekeningen over de gesprekken met medewerkers die in begeleiding zijn 

Gespreksaantekeningen behoren niet tot het officiële dossier, maar zullen wel als dusdanig beschermd worden.  

Doel van deze aantekeningen is enkel het eigen gebruik van de betrokken hulpverlener met het oog op goede uitvoering van de overeenkomst.  

Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze door BMW Midden Nederland vernietigd. 

Derde partijen: Gespreksaantekeningen worden in het geheel niet verstrekt. 

Rechten: BMW Midden Nederland maakt het op eenvoudige wijze verkrijgen van een exemplaar van het privacyreglement mogelijk (via de website). Werknemers hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonlijke dossier (persoonsgegevens, intakeverslag, eindverslag). De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn.  

Bezwaar: Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn. Ook kan men bezwaar indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

B1) Contactgegevens van opdrachtgevers 

Van opdrachtgevers worden de volgende gegevens verwerkt: Naam contactpersoon, mailadressen betrokkenen, adresgegevens van locaties. 

Doel: De uitvoering van de opdracht en facturering voor geleverde diensten. 

De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het verstrekken en openbaar maken hiervan door de opdrachtgever. De opdrachtgever krijgt de gelegenheid bezwaar te maken en aanpassingen op de inhoud te krijgen.  

Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden bewaard zolang de opdrachtgever geen bezwaar maakt, doch uiterlijk 5 jaar na afronden van een laatste opdracht. Daarna worden deze door BMW Midden Nederland vernietigd. 

Derde partijen: BMW Midden Nederland behandelt alle informatie over individuele cliënten, die zij ten behoeve van de uitvoering van een met opdrachtgever gesloten contract verkrijgt, vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden niet zonder schriftelijke toestemming van klanten aan derden of onbevoegden verstrekt. Gespreksaantekeningen worden in het geheel niet verstrekt. 

Rechten: BMW Midden Nederland maakt het op eenvoudige wijze verkrijgen van een exemplaar van het privacyreglement mogelijk (via de website). Werknemers hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonlijke dossier (persoonsgegevens, intakeverslag, eindverslag). De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn.  

Bezwaar: Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn. Ook kan men bezwaar indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

B2) Gegevens van websitebezoekers 

Men kan zicht inschrijven voor een nieuwsbrief in combinatie met aan het aanvragen van E-book. Naam en mailadres worden verwerkt en bewaard tot personen zich uitschrijven van de nieuwsbrief. Grondslag voor deze gegevens is commercieel belang. 

Een contactformulier verzamelt naam en mailadres van personen die dit gebruiken. Deze worden alleen gebruikt om gestelde vragen te kunnen beantwoorden. 

Tot slot: De volgende bepalingen zijn van toepassing op ALLE verwerkte gegevens: 

Bescherming: BMW Midden Nederland bewaart de gegevens in het betreffende klantdossier, dat kan zowel op schrift als digitaal zijn. BMW Midden Nederland neemt zodanige maatregelen dat deze gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor de medewerker(s) die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden. Devices (laptop, iPad, telefoon) waarop gegevens bewaard worden en programma’s waarmee gewerkt wordt (excel, word, pdf), zijn beschermd met wachtwoorden en worden niet voor andere doeleinden of door anderen gebruikt. 

Verwerkers: Instanties aan wie een wettelijke verplichting is tot het delen van gegevens (belastingdienst) of noodzakelijke betrokkenen voor de bedrijfsvoering (hosting, mailprovider, externe adviseurs en opdrachtgevers) krijgen zo minimaal mogelijk privacy gevoelige gegevens door.